Представительские расходы Kонсультации

 Консультация

Определение и состав представительских расходов

Определение такого понятия, как «представительские расходы» состоит из норм средств на представительские цели, на рекламу, а также выплату компенсации за пользоваие личными легковыми автомобилями в служебных поездках и порядке их использования, которые утверждены совместным приказом Министерства Финансов и Министерства Экономики Украины от 12 ноября 1993 г. № 88 (далее — Нормы № 88). В 1995 году  регулирующей затраты по части хозрасчетных предприятий в том числе организаций, данный документ перестал действовать. Однако в части, которой не нарушается действующее законодательство, он остался действующим, благодаря чему, исхдящие из него требования должны выполняться, ввиду того, что другого документа, который бы регулировал состав представительских расходов, на сегодняшний день не существует. 

Соответственно с п. 1 Норм № 88 представительские расходы — относятся к расходам, которые относятся к министерствам, ведомствам, предприятиям, учреждениям для приема и обслуживания зарубежных представителей и делегаций, в том числе представителей других предприятий, которые прибыли по приглашениям с целью проведения переговоров с намерениями осуществлять международные связи, установления и поддерживание взаи­мовыгодного сотрудничества, а также решения ряда вопросов, которые связаны с коммерческой деятельностью.

К представительским расходам можно отнести затраты, которые связаны:

- с проведением официальной встречи (завтрака, обеда, ужина);

- с обеспечением транспортом представителей;

- с проведением мероприятий культурной программы;

- с буфетным обслуживанием под час проведения переговоров;

- с оплатой услуг переводчика, не состоящего в штате предприятия;

- с снятием номеров для представителей в гостинницах.

Расходы будут считаться представительскими, лишь в том случае, когда цели подобных мероприятий, будут соответствовать указанным выше: решение деловых вопросов, связанные с коммерческой деятельностью, установление сотрудничества и пр.

Подобным образом, кроме соответствия понесенных затрат – представительские расходы, необходимо еще и наличие грамотно оформленных документов, которые подтверждают связь подобных затрат с хозяйственным ведением предприятия.

Представительские расходы – документальное оформление

1. Приказ директора

Распорядительным документом, составленным руководством предприятия (как правило, приказ директора) определяются лица, которые будут иметь отношение для приема представителей делового партнера, прибывшим с вопросами коммерческой деятельности. Также Нормы № 88 обязуют к тому, чтобы количество лиц со стороны, которая производит официальный прием, не превышало количество лиц, прибывшим от приглашенной стороны. Необходимо отметить, что это требование скорей всего носит в нынешних условиях можно сказать рекомендательный характер, потому что ни в Законе о прибыли, ни в П(С)БУ 16 «Расходы» не имеется таких указаний для признания затрат, а также их отражения в учете баланса предприятия, что, впрочем, достаточно обоснованно, потому что вопросами о количестве лиц на прием может заниматься только руководитель организации. 

2. Официальное приглашение

Полагаясь на понятие «представительские расходы» представители от деловых партнеров обязательно должны быть официально приглашенными. В официальном приглашении должно быть содержание о количестве приглашаемых лиц, целях и сроках проведения переговоров. В приглашении могут указываться определенные лица предприятия-партнера, к примеру, с которыми заблаговременно велись переговоры. Также не стоит упускать и тот момент, что приглашенные представители должны иметь полномочия для ведения переговоров и для подписания документов от имени предприятия или же иметь влияние на принятие решений от лица руководства предприятия-партнера в меру выполняемых обязанностей.

3. Смета затрат

Нормами № 88 предусматривается составление сметы затрат для приема и обслуживания представителей и делегаций, которую утверждает руководитель предприятия.

4. Программа проведения приема

Если запланировано проведение значительного круга мероприятий с целью приема представителей иностранной компании, нужно составить, а также согласовать с руководителем организации программу для проведения приема, чтобы обосновать предполагаемые расходы и их взаимосвязь с деятельностью принимающей организации. Программа должна иметь список предполагаемых мероприятий, дату, а также место их проведения, перечень приглашенных участников и представителей от принимающей стороны.

5. Отчет о проведении приема

Практикуется еще и составление ответственным лицом отчета о ходе проведения приема представителей от иностранной фирмы в произвольной форме. Необходимость составления подобного документа не определена законодательством, но, как испытано на практике, он оказывается полезным для сравнения фактических затрат для проведения мероприятия с запланированными, в том числе для аргументации связи подобных затрат с хозяйственным ведением предприятия.  

Подтверждением фактического выполнения запланированных расходов являются первоначальные документы, которые выданы организациями, предоставляющими услуги или реализовывающими товарно-материальные ценности, к ним относятся – акты выполненных работ, а также накладные. В том случае если расходы производились в наличной форме, лицо ответственное за мероприятие в срок, который предусмотрен Законом о «налоге с доходов физических лиц» № 889, разрабатывает и сдает в бухгалтерию предприятия отчет в котором расписано использование средств, которые выданы под отчет. К отчету присоединяются соответствующие чеки, квитанции, а также другие расчетные документы, которые смогут подтвердить расходы.

Бухгалтерский учет

Предприятие самостоятельно должно определить свою учётную политику, а также выбрать форму бухгалтерского учёта при соблюдении принципов, которые установлены Законом. Т.е. порядок учёта для представительских расходов компания определяет самостоятельно и соответственно утверждает Приказом о учётной политике.

Признание и оценка представительских расходов в бухгалтерском учете производится соответственно требований П(С)БУ 16 «Расходы».

Представительские расходы соответственно с П(С)БУ 16 вместе с общими корпоративными расходами, можно отнести к административным расходам (счет 92), но если понесенные расходы можно классифицировать как затраты на рекламу, а также исследование рынка, их нужно заносить на счет 93 «Расходы на сбыт».

В случае если предприятием используются для учета расходов лишь счета класса 8, представительские затраты необходимо заносить на счет 84 «Другие операционные расходы».

Отражение представительских расходов в учете записывают проводкой Дт 84 (92, 93) наряду с корреспонденцией с Кт соответствующих счетов.

Консультацию подготовила

 Аудитор Приймаченко И.В.