(067) 449-03-47|(044) 425-74-99|(050) 425-74-99

Аутсорсинг бухгалтерських послуг - як вибрати аудиторську фірму?

В Україні аутсорсинг застосовується переважно у фінансовій, кадровій, ІТ та юридичних структурах бізнесу. При цьому одним з найпопулярніших є формат роботи компаній, що надають послуги бухгалтерського аутсорсингу.

Аутсорсинг - досить часто ми чуємо це слово, хоч і мало вживаємо його в повсякденному своєму житті. По суті, це новомодне слово поширене тільки в бізнес-середовищі. Якщо відкрити «Вікіпедію», то там дано дуже витіювате визначення цього слова на кшталт «передача організацією, на підставі договору, певних видів або функцій виробничої підприємницької діяльності іншої компанії, що діє в потрібній галузі». За фактом аутсорсинг - це виконання певних функцій ведення вашого бізнесу силами фахівців сторонньої організації або ж силами фахівця - аутсорсера, що працює самостійно, наприклад -аудиторською фірмою.

 

Послуги бухгалтерського аутсорсингу в Україні

В Україні аутсорсинг застосовується переважно у фінансовій, кадровій, ІТ та юридичних структурах бізнесу. При цьому одним з найпопулярніших є формат роботи компаній, що надають послуги бухгалтерського аутсорсингу. Як вибрати таку компанію, що вона може запропонувати, чого від неї очікувати і які вимоги вона пред'явить до вас?

Бухгалтерський облік - це взагалі складна для простого сприйняття система, порівнянна по своїй загадковості хіба що з китайською грамотою. Бухгалтер в Україні - це людина, у якої немає можливості раз і назавжди вивчити бухоблік і користуватися цими знаннями нескінченно. Наше законодавство настільки часто змінюється, що відстежувати всі нововведення для того, щоб відповідати вимогам, що пред'являються до ведення фінансово-господарської діяльності та коректно сплачувати податки, доводиться в режимі «ультра-онлайн».

На ринку пропозицій зараз дуже багато компаній, що конкурують між собою, намагаючись міцно зайняти такий сегмент ринку, як надання бухгалтерських послуг на аутсорсинг. Не будемо зараз розглядати і аналізувати компанії, що входять в «велику четвірку», або аналогічні за масштабами з ними. Візьмемо середньостатистичні компанії.

Отже, що ж таке бухгалтерія на аутсорсингу в Україні?

Зайшовши на сайт будь-якої з компаній, що пропонують послуги бухгалтерського аутсорсингу в Києві, Львові чи інших містах, можна прочитати перелік плюсів роботи не зі штатним бухгалтером, а з аутсорсингової компанією, що має в штаті велика кількість висококваліфікованих бухгалтерів. В основному це:

  • Зниження витрат на утримання свого штату бухгалтерів - цифри економії на зарплаті, податках, організації робочого місця, оснащення комп'ютерною технікою, придбання програмного забезпечення, оплати підвищення кваліфікації, придбання довідково-правових систем або підписних фахових видань;
  • Відсутність раптової втрати людини як штатної одиниці на робочому місці (захворів, пішов у відпустку або в декрет, звільнився). В аутсорсингу завжди є моментальна заміна людини;
  • Компетентність співробітників, великий досвід і постійне підвищення кваліфікації для відповідності вимогам законодавства;
  • Застраховані податкові ризики в разі допущених помилок;
  • Пропозиції щодо оптимізації оподаткування;
  • Плюс власник бізнесу зможе більше часу зосередитися на комерційній складовій свого бізнесу і розширювати сфери своєї діяльності, не відволікаючись на необхідність вникати в бухгалтерський облік.

 

Що включають в себе послуги бухгалтерського аутсорсингу в Києві та Україні загалом?

  • Робота з первинною документацією. Саме на основі первинної документації й формується звітність. Пропонується обробка і систематизація документації: формування накладних, актів виконаних робіт, рахунків-фактур для ваших покупців і замовників, формування банківських документів, оформлення касових документів, оприбуткування документів від ваших постачальників і продавців;
  • Відображення всіх операцій на рахунках бухгалтерського і податкового обліку в бухгалтерських програмах;
  • Нарахування заробітної плати, розрахунок відпускних, лікарняних, декретних, преміальних, різних видів компенсацій та інших виплат на користь співробітників клієнта і, відповідно, всіх «зарплатних» податків з даних нарахувань;
  • Формування і здача податкової та бухгалтерської звітності в податкові органи, позабюджетні фонди, до органів статистики та інші контрольовані органи, в т.ч. і в електронному вигляді;
  • Консультування клієнтів з виникаючих питань в частині оптимізації оподаткування та можливих податкових ризиків;
  • Представлення інтересів клієнта в податкових органах.

Цей набір послуг охоплює в основному весь спектр бухгалтерських послуг, які надає аутсорсингова компанія. Клієнт може вибрати як передачу бухгалтерії в повному обсязі компанії-аутсорсеру, так і вибірково певних ділянок роботи. Хоча на практиці виконання аутсорсингової організацією або самостійним аутсорсером вибіркових послуг виявляється в ціновому вимірі дорожче, ніж виконання повного обсягу робіт.

Додаткові опції, які можуть пропонуватися компаніями в рамках збільшення своєї привабливості для клієнта, різноманітні:

  • Надання віддаленого доступу клієнта до бухгалтерських програм;
  • При отриманні від клієнта доступу до банківських рахунків самостійно заходити в клієнт-банк, отримувати банківські виписки, формувати за завданням клієнта платіжні доручення, але не мати права підпису, що означає неможливість розпоряджатися грошовими коштами на рахунках клієнта;
  • Участь у нарадах, можливість виїзду у відрядження за завданням клієнта;
  • Участь в проведенні інвентаризацій тощо.

 

Як вибрати бухгалтера на аутсорсингу для свого бізнеса?

Тож якщо ви задумалися над тим, що, можливо, більш раціонально передати свій бухгалтерський облік на ведення сторонньої організації - що необхідно зробити?

1. Визначити фінансову економію в оплаті праці та інших витратах на утримання своїх штатних співробітників бухгалтерії в порівнянні з вартістю оплати послуг аутсорсингової компанії;

2. Визначити коло компаній, що пропонують свої послуги на даному ринку, в цьому випадку необхідно:

  • звернути увагу на період існування даної фірми і її популярність;
  • на прозорість і зрозумілість ціни на бухгалтерські послуги. Найчастіше маленька вартість послуги завуальовано прикриває дроблення самої послуги на дрібні складові для того, щоб потенційний покупець психологічно брав нижчу вартість, але в підсумку отримував вищу ціну за обслуговування;
  • на наявність в компанії-аутсорсера не тільки фахівців бухгалтерського обліку, а й співробітників супутніх спеціальностей, наприклад, юристів і кадровиків, а також менеджерів та ін .;
  • на наявність сайту, його розташування в пошуковій системі (перша / друга сторінка або далеко за п'яту / десяту сторінку пошукової системи) і інформаційну наповнюваність сайту. Коли на сторінці сайту перераховані тільки послуги і пропонується залишити свій номер телефону для дзвінка менеджера, то варто задуматися;
  • на готовність менеджера компанії вислати вам на електронну пошту шаблон договору для ознайомлення на початковому етапі без нав'язливого запрошення неодмінно під'їхати для первинного знайомства, для аналізу договору в більш спокійному форматі, ніж якщо ви будете його читати в офісі обраної компанії, підсвідомо намагаючись скоротити час на ознайомлення з договором.

3. Після того як вибір припав на одну з компаній варто все-таки відвідати її офіс, для того щоб зрозуміти умови праці співробітників. Напівпідвальне приміщення в промзоні навряд чи свідчить про фінансову стабільність компанії й турботу про своїх співробітників. Якщо аудиторська чи бухгалтерська компанія-аутсорсер не дбає про своїх співробітників, то не можна очікувати від неї невсипущої турботи про вас.

4. Поспілкуйтеся з керівником відділу бухгалтерії або можливим співробітником, який буде закріплений за вашою компанією, оціните те, як з вами розмовляють дані співробітники, наскільки зрозуміло і доступно вони відповідають на ваші запитання. Задайте питання про те, як буде вибудовуватися механізм взаємодії, яким чином буде відбуватися обмін документацією і інформацією, як буде здійснюватися контроль за правильністю ведення обліку.

5. Ви повинні спочатку розуміти, що вартість висококваліфікованої праці не може становити непорівнянні з ринком ціни. Компанія, що пропонує вести бухгалтерський облік за вартістю одного театрального квитка, жодним чином не може надати вам кваліфіковану послугу.

 

Як працювати з позаштатним бухгелтером?

Отже, ви зупинили свій вибір на аутсорсіноговій компанії. Але наскільки зі свого боку ви відкриті до спілкування з компанією-аутсорсером. Наскільки це співробітництво буде легким, зрозумілим і взаємовигідним.

Що мається на увазі? Все що підтверджує ваші витрати документи, чи то авансові звіти, товарні накладні, акти виконаних робіт / наданих послуг, чеки та інша первинна документація формують підсумки роботи компанії, на підставі яких організація платить податки, а решту чистого прибутку направляє на розвиток бізнесу і виплату дивідендів своїм засновникам. По суті, бухгалтер стоїть на сторожі інтересів компанії. Якщо податкова інспекція знайде помилки в роботі бухгалтера, то податкові санкції у вигляді донарахувань, штрафів і пені ляжуть додатковим важким фінансовим тягарем на компанію.

При взаємодії з бухгалтерією аутсорсингової компанії виникають складності в своєчасному наданні документації, що можуть призвести до невдоволення обох сторін і навіть до розриву договірних відносин. На етапі співробітництва необхідно пам'ятати і розуміти, що:

  • На початковому етапі роботи ви повинні бути готові до того, що співробітники компанії-аутсорсера будуть задавати вам запитання, що стосуються специфіки вашої діяльності, з метою зрозуміти специфіку вашої діяльності і коректно вибудувати бухгалтерський облік ваших фінансових операцій. Тому вам необхідно максимально просто і прозоро пояснити систему вашої роботи, а також пояснити процеси роботи самостійно, або призначити зі свого боку відповідального співробітника.
  • З вашого боку повинні бути призначені співробітники, відповідальні за своєчасне надання первинної документації для обробки, з ким будуть контактувати аутсорсери по отриманню документації.
  • Суми податків формуються на підставі підведених підсумків за наданими з вашого боку документами. І якщо документація надана не в повному обсязі, то в даному випадку фінансовий результат буде некоректним, сума податків виявиться вищою, а прибуток компанії нижчою, в порівнянні з очікуваними результатами.
  • Бажано надавати договори, які ви плануєте укладати зі своїми постачальниками або покупцями, на етапі обговорення умов угод, щоб аутсорсер зміг допомогти вам в оцінці можливих податкових ризиків.

Якщо всі ці умови будуть виконуватися, то ніяких непорозумінь не виникатиме.

Зрештою, якщо Ви чітко розумієте структуру взаємодії і чітко її дотримуєтеся, фінансово пунктуальні і дотримуєтеся принципу розумного податкового планування, то при роботі з аутсорсинговими компаніями ви будете спокійні за фінансову безпеку своєї компанії і зможете, заощадивши кошти на штатних співробітників, зосередити свої зусилля на досягненні більш високих вершин свого бізнеса.

За матеріалами Євгенії Яковлевої, керівника відділу бухгалтерського аутсорсингу й податкового консультування ТОВ "Пріоритет".

АУДИТОРСЬКОЮ ФІРМОЮ "АУДИТ-ОПТІМ" впроваджено систему контролю якості відповідно до вимог Міжнародного стандарту контролю якості №1, що гарантує відповідальне ставлення, професійне та якісне виконання будь-якого завдання.

Контакти

Реквізити

  • Ідентифікаційний код:  21613474
  • Сертифікат аудитора: А №001147 від 28.04.1994 р.
  • Юр. адреса: вул. Пирогівський шлях, 34, корп. 4
  • Директор: Трушкевич Тетяна Миколаївна
  • Режим роботи:  9-18 год. без перерви